Секретарь-администратор

Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию заявителей, созданию для них комфортных условий.

Информировать заявителей о порядке предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах, о ходе выполнения запросов о предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также по иным вопросам, связанным с предоставлением государственных и муниципальных услуг, а также консультировать заявителей о порядке предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах.

Осуществлять предварительную проверку пакета документов заявителей на соответствие перечню по той или иной государственной и муниципальной услуге.

Принимать телефонные звонки и выяснять потребности звонящих заявителей, в случае необходимости перенаправлять запросы надлежащим работникам Учреждения.

  Объяснять заявителю маршрут движения внутри здания.

  Оказывать помощь заявителям в получении талона электронной очереди и при использовании информационно-технологических средств (платежные терминалы, инфоматы, инфокиоски и. т. п. ).

  Информировать заявителей о возможности оценить качество предоставляемых услуг посредством устройств подвижной радиотелефонной связи, терминальных и иных устройств, а также информационно-телекоммуникационной сети « Интернет» .

  Оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправлять исполненную документацию по адресатам. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

  Выполнять иные функции и требования, установленные нормативными правовыми актами и соглашениями о взаимодействии.

  Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

  Принимать меры по рассмотрению претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводить необходимые организационно – технические мероприятия.

  Является пользователем информационной автоматизированной системы, применяемой в Учреждении, для отправления стандартных СМС-оповещений о готовности результата предоставления государственной или муниципальной услуги.

  Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.

  Обеспечивать размещение информационного материала в секторе информирования и ожидания заявителей.

  Актуализировать материал, размещенный на информационных стендах или иных источниках информирования, содержащий исчерпывающую информацию, необходимую для получения государственных и муниципальных услуг в установленные в Учреждении сроки.

  В случае предоставления услуг на нескольких этажах здания, секретарь-администратор несет ответственность за обеспечение чистоты и порядка в секторе информирования и ожидания заявителей на каждом этаже.

  Информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании заявителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

  Не допускать случаев занятия посторонними делами в рабочее время. Проявлять творческий подход к своим непосредственным обязанностям, стараться быть полезным Учреждению в его текущей хозяйственной деятельности. Проявлять разумную конструктивную инициативу. Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в Учреждении.

  Выполнять отдельные поручения непосредственного руководителя, касающиеся своего направления деятельности.

  Соблюдать требования охраны труда, правила пожарной безопасности, нормы производственной санитарии, порядок на рабочем месте.

Дисциплинированность, коммуникабельность, ответственность, пунктуальность, Уверенный пользователь компьютера.