Секретарь руководителя

3. 1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

3. 2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

3. 3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

3. 4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

3. 5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3. 6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др. ).

3. 7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.

3. 8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

3. 9. Следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль.

3. 10. Принимать документы на подпись руководителю.

3. 11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3. 12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3. 13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.

- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- машинопись;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материала при печатании различных документов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- основы организации труда;

- основные вопросы законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.