Документовед общего отдела управления делами

1. Ведет работу по приему и регистрации корреспонденции, поступившей в администрацию города Ачинска из организаций нарочно, посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи.

2. Ведет работу по регистрации инициативных писем администрации города, доверенностей на заместителей Главы города, руководителей и специалистов структурных подразделений.

3. Передает заведующему отделом, руководителю управления делами корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

4. Регистрирует корреспонденцию в системе электронного документооборота  и передает  Главе города Ачинска и заместителям Главы города в соответствии с тематикой документа.

 5. Направляет документацию исполнителям в соответствии с резолюцией Главы города Ачинска и заместителей Главы города.

6. Осуществляет учет прохождения контрольно-регистрационных карточек и контроль за  их исполнением, формирует еженедельные отчеты о документах с истекшими сроками исполнения.

7. Осуществляет почтовую отправку исполненной документации по адресатам.

8. Обеспечивает сохранность служебной документации и передачу законченных дел на хранение в архив администрации города в соответствии с утвержденной номенклатурой.

9. Готовит проекты распоряжений Главы города Ачинска о награждении Почетными грамотами и Благодарственными письмами Главы города.

На должность документоведа назначается лицо с общим  (средним) полным  образованием, без предъявления требований к стажу работы.

Требуемые знания:

- государственных стандартов по оформлению документов; делового этикета, правил делового общения, служебной субординации; правил ведения телефонных переговоров; устройства персонального  компьютера, его периферийных устройств и программного обеспечения; возможностей и  особенностей применения современных информационных технологий в органах местного самоуправления; основ информационной безопасности, способов защиты информации от несанкционированного доступа, повреждения.

Требуемые навыки:  составления писем, ведения протоколов; ведения деловых переговоров; использования технических средств связи; работы с персональным  компьютером и его периферийными устройствами, работы с локальной сетью, сетью Интернет, управления   электронной почтой;   работы в операционной системе Windows, с пакетом  программ Microsoft Office, использования графических объектов в электронных документах, работы с базами данных.

Требуемые качества: исполнительность, организованность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, грамотность, пунктуальность, знание делопроизводства, делового этикета.