Инспектор по контролю за исполнением поручений

производит выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

- вносит информацию в планировщик (органайзер);

- согласовывает с руководителем время планируемых действий;

- согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с учредителем, органами исполнительной власти, органами муниципального самоуправления, контролирующими и надзорными органами, партнерами, клиентами, посетителями, руководителями обособленных структурных подразделений (структурных подразделений) и работниками учреждений;

- информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

- предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий;

- формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций.

- осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;

- ведет дневник (на электронном и (или) бумажном носителе);

- согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя;

- распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);

- выполняет перенос невыполненных запланированных задач;

- выполняет типичные ежедневные дела.

- ведет базу телефонных контактов руководителя;

- соединяет руководителя с конкретными абонентами;

-регистрирует поступающие в приемную телефонных звонков;

- перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и работникам учреждения;

- получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;

- устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

-оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

- организует личный прием посетителей руководителем;

- устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;

-содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и работников организации;

- организует прием деловых партнеров в офисе;

- организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;

-принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

-осуществляет документальное оформление решений руководителя;

-доводит до сведения работников организации приказы, распоряжения, поручения руководителя;

- осуществляет координацию деятельности по исполнению решений руководителя;

- ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;

- проверяет исполнение поручений руководителя в установленный срок;

- предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

- осуществляет фиксацию исполнения поручений;

- составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя.

- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями в рамках своей компетенции;

- организует приемную офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

-организует оформление интерьера приемной руководителя;

- составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки, телефонные справочники);

-печатает служебные документы и материалы;

- размножает служебные документы;

- контролирует прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

- получает, предварительное рассмотрение и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;

-проверяет комплектность поступающих в приемную руководителя документов;

- подготавливает документы для рассмотрения руководителем;

- ведет учет документов, поступающих на имя руководителя;

- организует доставку документов исполнителям;

- в программе «Дело Веб» регистрирует входящую и исходящую документацию, обращения граждан;

- в программе «Арм ес ог ссту. рф» добавляет результаты рассмотрения обращений граждан поступивших непосредственно в орган).

- создает и ведёт базу данных документов руководителя;

- ведет информационно-справочную работу.

- осуществляет сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

- проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации;

-предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате;

- выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;

-формирует и использует базы данных в организации.

- информирует работников организации о решениях руководителя;

-организует обмен информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

-оповещает работников о предстоящих мероприятиях;

-организует встречи трудового коллектива с руководством;

- информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

- соблюдает этические нормы поведения в учреждении и поддерживает доброжелательный микроклимат в коллективе.