Помощник директора

- Обеспечивает информационную и организационно-техническую поддержку научно-производственной и административно-распорядительной деятельности директора ГБУК СахОУНБ.

- Ведет делопроизводство, собирает, обрабатывает и представляет информацию при подготовке и принятии решений директору.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

- Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие порученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте, а также телефонограммы.

- По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых документов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие ее эффективной работы.

- Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей из органов государственной власти, органов местного самоуправления и других организаций.

- Обеспечивает контроль передачи документов руководству и исполнителям.

- Осуществляет подготовку документов к последующему хранению, передачу законченных производством дел в архив.

- Ведет карточку контроля за исполнением документации.

- Обеспечивает единую систему делопроизводства ГБУК СахОУНБ, прием, регистрацию, учет, отправку и доставку документов. Систематически формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и сдает в архив.

- Осуществляет организацию работы с обращениями граждан, организует прием посетителей.

- Осуществляет сбор заявок и писем от сторонних организаций на проведение мероприятий в помещениях ГБУК СахОУНБ; обеспечивает ведение сводного графика проведения мероприятий.

-  Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники: по учету, контролю исполнения, оперативному хранению, справочной работе. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела правовой и кадровой работы. .

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации ведения делопроизводства.

- структуру и руководящий состав библиотеки;

- организацию и методы делопроизводства;

- порядок ведения табельного учета; - средства связи, вычислительной и организационной техники и их эксплуатацию; - законодательство о труде; - машинопись, правила орфографии и пунктуации; - правила оформления и обработки документов на компьютере; -  правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительных документов; - единую информационную систему электронного делопроизводства Сахалинской области (СЭД), операционную систему Windows, программы офисного назначения MS Office, издательскую систему Page Marer, систему электронного документооборота «DIRECTUM», программу «Консультант Плюс»; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка