Специалист по управлению документацией

1. Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления:

-Проведение анализа локальной нормативной базы ГБУЗ СК «КДКБ» для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления

-Подготовка проектов локальных нормативных актов ГБУЗ СК «КДКБ» по документационному обеспечению управления

-Представление актуализированных проектов локальных нормативных актов ГБУЗ СК «КДКБ» по документационному обеспечению управления на согласование руководству подразделения документационного обеспечения управления

-Ознакомление работников ГБУЗ СК «КДКБ» с ее локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления

-Консультирование работников ГБУЗ СК «КДКБ» по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в ее локальных нормативных актах

-Проведение классификации информации в соответствии с задачами документационного обеспечения управления ГБУЗ СК «КДКБ»

-Подготовка проектов локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления ГБУЗ СК «КДКБ»

-Внесение предложениий по совершенствованию локальных нормативных актов ГБУЗ СК «КДКБ» по документационному обеспечению управления и обосновывать их перед руководством своего подразделения

-Актуализирование локальных нормативных актов ГБУЗ СК «КДКБ» по документационному обеспечению ее управления

-Консультирование по вопросам, связанным с организационно-распорядительной документацией ГБУЗ СК «КДКБ»

2. Организация документирования управленческой деятельности:

-Разработка унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления

-Контроль соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в ГБУЗ СК «КДКБ»

-Оптимизация состава документов ГБУЗ СК «КДКБ» в соответствии с ее деловыми процессами

-Организация работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в ГБУЗ СК «КДКБ»

3. Организация документооборота:

-Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов

-Ведение регистрационных и учетных форм документов

-Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в ГБУЗ СК «КДКБ»

-Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в ГБУЗ СК «КДКБ»

-Проведение анализа информационных и документационных потоков

-Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов

-Разработка технологии работы с документами и информацией

-Проверка подлинности электронных документов, поступивших в ГБУЗ СК «КДКБ»

-Подготовка предложений по формированию параметров работы систем электронного документооборота

4. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления

-Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления ГБУЗ СК «КДКБ» для определения задач по ее автоматизации

-Выполнение поручений руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в ГБУЗ СК «КДКБ» в рамках своих компетенций

5. Осуществление информационно-справочной работы с документами:

-Формирование требований к информационно-поисковым системам документов ГБУЗ СК «КДКБ», используемым в документационном обеспечении управления

-Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах

-Формирование требований к разграничению уровней доступа работников ГБУЗ СК «КДКБ» к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями

-Обеспечение доступа к документам и информации

-Разработка форм представления информации по запросу руководства

-Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления

-Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников ГБУЗ СК «КДКБ»

6. Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов:

-Постановка документов и поручений руководства ГБУЗ СК «КДКБ» на контроль

-Организация исполнения документа ГБУЗ СК «КДКБ» несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения

-Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах

-Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в ГБУЗ СК «КДКБ»

-Ведение контрольных записей об операциях, произведенных с документами в ГБУЗ СК «КДКБ»

-Корректировка сроков исполнения документов в ГБУЗ СК «КДКБ»

-Снятие документов и поручений руководства ГБУЗ СК «КДКБ» с контроля

-Информирование руководства и подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в ГБУЗ СК «КДКБ»

7. Организация оперативного хранения документов в ГБУЗ СК «КДКБ» и передачи дел для последующего хранения:

-Контроль формирования документов в дела и организация их хранения в подразделениях ГБУЗ СК «КДКБ»

-Формирование дел и организация их оперативного хранения в подразделении документационного обеспечения управления

-Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях ГБУЗ СК «КДКБ» (номенклатура дел, описи)

-Составление и ведение номенклатуры дел ГБУЗ СК «КДКБ»

-Обеспечение сохранности созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях

-Контроль выдачи в оперативное пользование документов ГБУЗ СК «КДКБ» и их возврата

-Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение

8. В своей работе специалиста по управлению документацией имеет доступ к персональным данным пациентов и сотрудников учреждения. Должен быть ознакомлен с положением о защите персональных данных пациентов и сотрудников ГБУЗ СК «КДКБ» и нести ответственность за разглашение персональных данных.

9. Соблюдать конфиденциальность информации об учреждении, ставшей известной в процессе профессиональной деятельности.

Специалист по управлению документацией должен знать:

Документационное обеспечение управления:

-Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления

-Организация документирования управленческой деятельности

-Организация документооборота

-Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления

-Осуществление информационно-справочной работы с документами

-Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов

-Организация оперативного хранения документов в ГБУЗ СК «КДКБ» и передачи дел для последующего хранения

Руководство деятельностью по документационному обеспечению управления:

-Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления

-Построение системы документационного обеспечения управления

-Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления

-Совершенствование системы документационного обеспечения управления