Секретарь

Секретарь исполняет следующие обязанности:

1. Выполняет   функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Управления и структурных подразделений Управления.

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3. Организует телефонные переговоры руководителя Управления, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя Управления   их содержание.

4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя Управления.

6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факсовой, телеграфной, почтовой и электронной связью).

7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

8. Принимает и регистрирует поступающую корреспонденцию, телеграмм сети AFTN, осуществляет их систематизацию в соответствии с принятым в Управлении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем Управления в структурные подразделения, или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа.

9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя Управления, взятых на контроль.

10. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

11. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

12. Осуществляет проверку наличия документов, находящихся на исполнении у работников Управления;

13. Осуществляет контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

3. 14. Вести учет и анализ объемов документооборота в Управлении за определенный период (месяц, квартал, год);

15. Осуществляет работу с обращениями граждан, поступившими в Управление;

16. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив Управления документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

17. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

18. Принимает документы на подпись руководителю Управления.

19. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений служащих и работников Управления.

20. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Инфраструктурная доступность; Социальный пакет; Пятидневная рабочая неделя, режим рабочего времени с 09:00 до 17:45, в пт. до 12:00/16:30 (жен/муж) = 36/40 часовая рабочая неделя для женщин/мужчин; гарантии и компенсации предоставляются согласно действующего законодательства

Гарантированное собеседование; Дисциплинированность: Ответственность; Обучаемость; Коммуникабельность; Работа с компьютером; Знание делопроизводства.

СПО (программы подготовки специалистов среднего звена) или СПО (непрофильное) + дополнительное профобразование программ подготовки/переподготовки по профилю деятельности; уверенный пользователь ПК, оргтехники, знание норм этики и делового общения; желательно с навыками работы в системе электронного документооборота (СЭД), опыт делопроизводства приветствуется.

владение нормами деловой переписки; знание порядка работы с документами, схемы документооборота; знание правил организации и формы контроля исполнения документов в организации; знание современных информационных технологий работы с документами.