Главный специалист протокольного отдела управления делопроизводства и организационной работы

Вести делопроизводство начальника управления.

Осуществлять протоколирование совещаний, в том числе при начальнике управления.

Осуществлять лингвистическую проработку проектов постановлений, распоряжений губернатора Костромской области, администрации Костромской области, законопроектов Костромской области, протоколов совещаний, заседаний при губернаторе Костромской области, отдельных поручений губернатора Костромской области;

Выполнять копировальные работы с печатных оригиналов документов подразделений администрации Костромской области в соответствии с заявками на копировальные работы, подписанными начальником управления, заместителем начальника управления, начальником отдела;

Сканировать договоры (соглашения) администрации Костромской области;

Осуществлять контроль за правильностью технического оформления проектов постановлений, распоряжений губернатора Костромской области, администрации Костромской области, договоров (соглашений) Костромской области, проектов протоколов коллегий, совещаний при губернаторе Костромской области, отдельных поручений губернатора Костромской области в соответствии с требованиями Регламента администрации Костромской области, Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области;

Оформлять на служебных бланках постановления, распоряжения губернатора Костромской области, администрации Костромской области;

Принимать участие в протоколировании заседаний и совещаний при губернаторе Костромской области, доработке проектов протоколов с заинтересованными исполнительными органами Костромской области, государственными органами, подразделениями администрации Костромской области, согласовании протоколов;

К главному специалисту предъявляются следующие требования к профессиональным знаниям и умениям:

1) главный специалист должен знать:

Конституцию Российской Федерации, Устав Костромской области, трудовое законодательство,

нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

структуру организации, руководство структурных подразделений;

современные информационные технологии работы с документами;

порядок работы с документами;

схемы документооборота;

системы скоростного письма;

правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

типовые сроки исполнения документов;

принципы работы со сроковой картотекой;

назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;

правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

правила документационного обеспечения деятельности организации;

виды документов, их назначение;

требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;

правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

системы электронного документооборота;

правила и сроки отправки исходящих документов;

виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;

правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;

правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения;

правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;

правила передачи дел в архив организации;

требования охраны труда;

2) главный специалист должен уметь:

работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

пользоваться базами данных, в том числе удаленно;

пользоваться справочно-правовыми системами;

пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

применять правила русского языка;

применять навыки скоростного письма;

организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

формировать документы в дела с учетом их специфики;

систематизировать документы внутри дела;

обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

производить хронологическо-структурную систематизацию дел;

осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения;

составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;

пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;

работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;

применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами