Секретарь руководителя

-  осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора театра;

-  принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

-  ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- ведет делопроизводство, с соблюдением установленного порядка работы с документами в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству устанавливающей общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами  в Государственном автономном учреждении культуры « Амурский областной театр драмы» ;

- организовывает оперативное хранение документов в архиве театра;

- готовит для передачи в Управление по делам архивов Амурской области дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу после истечения срока их хранения;

- подготавливает выделенные к уничтожению документы и составляет акты о выделении документов к уничтожению;

-      принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию (факсу, телефону и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

-  выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

- осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

-    ведет контрольно-регистрационную картотеку;

- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

-  формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в . . .

июль, август 2024 года

Владение электронным документооборотом