Заместитель руководителя административного отдела

·        Осуществлять заказ авиабилетов и номеров в гостиницах при направлении сотрудников в командировки и для гостей компании, заказ такси.

·        Вводить заявки на оплату в 1С: УПП и контролировать их оплату по своей зоне ответственности.

·        Осуществлять заказ мебели в офис при необходимости и осуществлять контроль доставки.

·        Осуществлять заказ визиток для сотрудников, печатной продукции для мероприятий Компании и участия в выставках и конференциях.

·        Организовывать корпоративные мероприятия, принимать в них непосредственное участие, представляя интересы Компании

·         Оказывать помощь в подготовке материалов к выставкам, совещаниям, тренингам, собраниям и другим мероприятиям,

·         Организовывать закупку, доставку, хранение и выдачу сувенирной продукции, подарков контрагентам, сотрудникам.

·        Выполнять регистрацию сотрудников на выставках, конференциях, осуществлять координацию с организаторами выставок, конференций, представляя интересы Компании.

·        Координировать подписку на печатные и электронные профессиональные издания по компании, отслеживать актуальность и предоставление закрывающих документов.

·        Согласовывать документы своей зоны ответственности в системе электронного документооборота, согласно установленного в Компании порядка.

·        Организовывать встречи посетителей.

·        Осуществлять письменный перевод (юридическая, техническая документация, коммерческие предложения, переписка сотрудников) и устный перевод (совещания, встречи, конференц-звонки) с русского на английский и с английского на русский языки.

·        Контролировать взаимоотношения с поставщиками услуг в рамках своей компетенции, не допускать появления дебиторской задолженности с контрагентами своей зоны ответственности, вовремя предоставлять первичную документацию в бухгалтерию.

·        Периодически оценивать условия действующих договоров на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками.

·        Обеспечивать взаимодействие с поставщиком корпоративной мобильной связи, не допускать срывов работы корпоративных сим-карт и корпоративного интернета.

·        Проводить инвентаризацию в офисе ООО «Иррико-Управляющая компания».

·        Осуществлять координацию встреч Генерального директора по его поручению, уведомлять его о запланированных мероприятиях и важных датах.

·        Составлять и контролировать исполнение бюджета административных расходов.

·        Своевременно наполнять интернет-сайт Компании актуальной информацией, вести социальные сети Компании.

·        Осуществлять взаимодействие между Компанией и средствами массовой информации.

·        Контролировать работу подчиненных сотрудников и своевременное и качественное выполнение задач их зоны ответственности.

·        Администрирует процесс обучение персонала: осуществляет поиск контрагентов, заключает договора обучения, обеспечивает проведения учебного мероприятия на территории предприятия, помогает сотрудникам с организацией участия в выездном обучение.

Разрабатывает локальные нормативные акты, касающиеся административной работы Компании.

• Знание английского языка (intermediate)
• Знание русского языка (грамотная переписка, грамотная речь)
• Умение вести делопроизводство
• Навыки организации корпоративных мероприятий
• Опыт составления и ведения рабочего графика руководителя, согласование деловых встреч, командировок
• Ведение деловой переписки с партнерами предприятия
• Опыт организации командировок сотрудников: заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц
• Навыки договорной работы и документального сопровождения договоров и заказов
• Ведение и сдача необходимых форм отчетности
• Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми
• Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс
• Умение работать с конфиденциальной информацией
• Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой

Навыки работы с медиа и соц. сетями.