Секретарь руководителя

Обеспечивает: 

- подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

-    информационную безопасность деятельности организации;

-    рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

-    подготовку командировочного удостоверения, документов к поездке руководителя;

-    встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях,

-    помощь в организации   приема руководителем сотрудников и посетителей;

-    документальное оформление решений руководителя;

-    доведение до сведения работников организации распоряжений, приказов руководителя;

-    информирование о решениях руководителя;

-    предупреждение работников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

-    проверку комплектности поступающих в приемную руководителя  документов;

-    подготовку документов для рассмотрения руководителем;

-    учет документов, поступающих на имя руководителя;

-    организацию доставки документов исполнителям;

-    создание и ведение базы данных документов руководителя;

-    формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения;

-    организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-    методическое руководство делопроизводством в учреждении, контролирует правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

-    контроль исполнения документов в учреждении;

-    работу со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов учреждения;

-    оповещения работников о предстоящих мероприятиях;

-    организацию совещаний у руководителя, ведение и оформление протокола;

-    организацию встреч трудового коллектива с руководством, ведение  и оформление протокола.

 Координирует деятельности по исполнению решений руководителя.

 Организует:

-                проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

-    обмен информацией между подразделениями и должностными лицами организации.

 Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем по поручению руководителя.

Ведёт:

-    делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

-    книгу приказов;

-    контрольно-регистрационную картотеку срокового текущего и предупредительного контроля;

-    журнал предварительной записи на прием к руководителю;

-    регистрацию посетителей;

-    планирование и оформление планировщика (органайзера) руководителя, вносит необходимую информацию в планировщик (органайзер);

-    телефонные переговоры с гражданами по вопросам, связанным с исполнением должностных обязанностей.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.

Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

 Контролирует:

-                прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);

-                исполнение работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль в установленный срок;

-                 своевременность рассмотрения и представления конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

 Осуществляет:

-                работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения;

-    разработку разделов номенклатуры дел организации;

-    фиксацию исполнения поручений;

-    составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;

-    разработку должностной инструкции секретаря руководителя;

-    разработку инструкции по делопроизводству;

-    составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

-    печать служебных документов и материалов;

-    получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

-    размножение служебных документов;

-    информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

 Оказывает:

-    организационную, консультативную и практическую помощь работникам и посетителям по вопросам, связанным с исполнением должностных обязанностей;

-    содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работникам.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Опыт работы в бюджетных организациях на должности секретаря, либо  аналогичных должностях не менее 1 года. Опыт работы в программе "Дело-Web".