Заведующий архивом сектора методического сопровождения организации безопасности, охраны труда, кадровой работы

Заведующий архивом обязан:

-вести работу по организации и ведению архивного дела в учреждении;

-оказывать методическую и практическую помощь в делопроизводстве структурным подразделениям учреждения - источникам комплектования архива;

-обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов   на постоянное, временное и депозитарное хранение;

-организовывать отбор и передачу документов на постоянное хранение;

-осуществлять контроль за документами, хранящимися в структурных подразделениях учреждения;

-руководить работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, исторические справки и др. , а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов);

-инструктировать работников структурных подразделений учреждения   о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

-контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

-обеспечивать проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию   документов и дела постоянного и временного хранения;

-руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек;

-осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

-организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

-составлять установленную отчетность;

-принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела;

-организовывать разработку номенклатуры дел в учреждении.

Заведующий архивом обязан знать:

-нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива;

-постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива;

-единую государственную систему делопроизводства;

-порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

-организационную структуру учреждения;                  

-правила хранения бланков строгой отчетности;

-ведомственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);

-основы трудового законодательства РФ (в части касающейся);

-инструкцией по делопроизводству;

-положением об архиве;