Заведующий канцелярией

Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

В соответствии с резолюцией главного врача и его заместителей передавать документы в структурные подразделения для исполнения.

Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

Вести учет прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, при необходимости выдавать справки по зарегистрированным документам.

Вести работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой.

Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих служебную или иную тайну в соответствии со спецификой работы учреждения.

Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации делопроизводства.

Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

Организовывать телефонные переговоры руководителя.

Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания).

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Соблюдать нормы деловой и профессиональной этики в работе с посетителями и сотрудниками учреждения.

Знание:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в учреждении,

основы Единой государственной системы делопроизводства,

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации,

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов, схемы документооборота,

порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, сроки и порядок сдачи дел в архив, перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,

системы организации контроля за исполнением документов,

основы организации труда,

правила эксплуатации вычислительной и офисной техники.