Секретарь

-           соблюдает правила внутреннего трудового распорядка;

-           соблюдает трудовую дисциплину;

-           выполняет установленные нормы труда;

-           соблюдает требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

-           бережно относится к имуществу работодателя (в т. ч. к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

-           незамедлительно сообщает работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в т.  ч. имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества);

-           осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;

-           принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

-           ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным, собирает и подает в ПФР сведения о трудовой деятельности работников организации. Для подачи сведений в ПФР использует отчет СЗВ – ТД;

-           ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

-           принимает документы и личные заявления на подпись руководителя ОО;

-           подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

-           следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

-           организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

-           по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

-           выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

-           осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя ОО, взятых на контроль;

-           ведет контрольно-регистрационную картотеку;

-           обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

-           печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

-           организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

-           формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

-           копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь должен знать:

-           постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

-           структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

-           организацию делопроизводства;

-           методы оформления и обработки документов;

-           архивное дело;

-           машинопись;

-           правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-           стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-           правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

-           основы этики и эстетики;

-           правила делового общения;

-           основы организации труда и управления;

-           правила эксплуатации вычислительной техники;

-           основы административного права и законодательства о труде;

-           правила внутреннего трудового распорядка;

-           правила и нормы охраны труда.