Секретарь учебной части

Вести делопроизводство в пределах своей компетенции, в том числе в электронной форме.   Готовить проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся. Формировать личные дела принятых на обучение, вносить в них изменения и оформлять протоколы приемной комиссии. Вести учет личного состава обучающихся, выдавать необходимые справки, студенческие билеты, зачетные книжки. Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел в архив на долгосрочное хранение.   Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.   По поручению директора, заведующего отделением, заведующего учебно-методическим отделом подготавливать проекты статистических отчетов о движении контингента.

Вести:

- поименную книгу обучающихся;

- книгу учета выдачи документов об образовании (дипломов, свидетельств);

- книгу учета выдачи справок;

- книгу приказов об отчислении и зачислении;

- книгу приказов по учебной части. Предоставлять запрашиваемую информацию об обучающихся в военный комиссариат, учреждения здравоохранения, Пенсионный фонд Российской Федерации. Своевременно информировать: военный комиссариат об отчисленных и зачисленных юношах призывного возраста, миграционную службу об отчислении/зачислении иностранных граждан. Контролировать и содействовать вручению повесток. Обеспечивать правильное оформление и хранение:

- ведомостей экзаменационных, учебных практик, защиты индивидуальных проектов, портфолио выпускников;

- протоколов квалификационных, экзаменационных комиссий;

- сводных ведомостей успеваемости обучающихся;

- журналов учета теоритического и производственного обучения;

- личных дел обучающихся. Содействовать проведению профориентационной работы по набору обучающихся, информировать о правилах приема, условиях приема и обучения, перечне комплектуемых специальностей родителей и абитуриентов. Подготавливать справки: об обучении (печать, регистрация), приказы и протоколы. Контролировать сбор подписей на указанных документах. Контролировать ведение зачеток (проставление печатей о допуске к сессии, закрытие сессий. Вести в электронном виде ведомости оценок.   Подготавливать дипломы (дубликаты) - набор текста, печать, получение бланков, ведомости к экзаменам, документы для государственной итоговой аттестации.   Контролировать актуальность документов в личных делах (раскладка документов, оформление при зачислении, восстановлении, прием личных дел от приемной комиссии).   Выполнять работу по отчислению, зачислению, отправку в академические отпуска студентов в базе техникума. Заполнять данные Федеральной информационной системы « Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» .   Работать с алфавитной книгой (бумажной). Выполнять работу по составлению установленной отчетной документации, подготовку сводного отчёта по форме федерального статистического наблюдения № СПО-1, СПО-2, СПО-Мониторинг, ПК, ПО, ДУФ

работать на компьютере, в том числе в сети « Интернет» ;

  - работать с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

- соблюдать этику общения при взаимодействии с коллегами и гражданами.