Секретарь руководителя

1. Трудовые функции

-оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени; формирование плана рабочего дня секретаря;

- организация телефонных переговоров руководителя;

- организация командировок руководителя; организация работы с посетителями в приемной руководителя;

- организация подготовки, проведения и обслуживания совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т. п;

- осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

-  организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

- составление и оформление организационных документов;

- составление и оформление управленческой документации;

- организация работы с документами;

- организация текущего хранения документов в организации;

-  организация обработки дел для последующего хранения.

                      2. Должностные обязанности

        Секретарь руководителя:

        3. 1. Осуществляет  работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

        3. 2. Принимает        поступающую      на      рассмотрение      руководителя корреспонденцию, передает  ее  в  соответствии  с  принятым  решением    в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

        3. 3. Ведет    делопроизводство,     выполняет    различные    операции  с применением компьютерной техники,   предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

        3. 4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

        3. 5. Подготавливает  документы  и материалы,   необходимые для работы

руководителя.

        3. 6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

              3. 7. Организует    проведение  телефонных  переговоров  руководителя, записывает в его  отсутствие  полученную  информацию  и  доводит  до  его сведения ее      содержание,       передает      и    принимает    информацию    по приемно-переговорным устройствам (телефаксу,   телексу,   и т. п. ),   а также телефонограммы, своевременно    доводит    до    его    сведения  информацию, полученную по каналам связи.

3. 8. По  поручению руководителя составляет письма,   запросы,   другие документы, готовит ответы авторам писем.

3. 9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

    3. 10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.        

  3. 11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3. 12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3. 13. Печатает  по  указанию    руководителя    служебные    материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

          3. 14. Организует  прием    посетителей,     содействует    оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3. 15. Формирует дела в соответствии  с  утвержденной  номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3. 16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Вакансия на период декретного отпуска на 3 года. В период проведения фестивалей и крупных плановых мероприятий возможны переработки сверх нормы рабочего времени.