Секретарь руководителя

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, проводит первичную обработку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, производственных приказов. 3. Передает корреспонденцию в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 4. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, поступающих документов из сторонних организаций и учреждений, взятых на контроль. Подготавливает сводную информацию по исполнительской дисциплине для директора, своевременно доводит информацию и документы до непосредственных исполнителей. 5. Отправляет исходящую корреспонденцию по различным каналам связи (ЕСЭД, факс, электронная почта). 6. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность. 7. Составляет и подготавливает план работы руководителя. 8. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 9. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 12. Подготавливает письма, ответы на запросы, приветственные адреса, открытки, приглашения и организует их отправку адресатам. 13. Перед представлением документов на подпись директору проверяет подготовленные исполнителями документы на предмет соответствия установленным требованиям документооборота, соответствия наименования и руководителя адресата корреспонденции, соблюдения орфографии и стилистики документа. 14. Выполняет копировально-множительные работы поступившей документации. 15. Подготавливает рабочие журналы для деятельности приемной (входящие, исходящие, приказы производственные, выдача канцтоваров, использование служебной автомашины). 16. Формирует заявки по обеспечению канцелярскими принадлежностями и расходными материалами административно-управленческого персонала учреждения. 17. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 18. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 19. Исполняет должностные обязанности с соблюдением сроков установленных законодательством.

Высшее филологическое образование. Стаж работы на аналогичной должности не менее 2-х лет. Требования:- знание и владение всеми видами офисной техники (факс, копир, сканер, принтер); - знание и навыки работы с программой Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Adobe Photoshop, умение пользоваться Internet, электронной почтой; - знание и навыки работы с Единой системой электронного документооборота (ЕСЭД). - правила проведения деловых переговоров; - правила организации приема посетителей; - правила делового общения, делового этикета; - правила сервировки чайного (кофейного) стола; - правила документационного обеспечения; - требования, предъявляемые к оформлению документов в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами; -правила составления организационных документов (положений, инструкций, приказов), деловой переписки; - правила подписания и утверждения внешних и внутренних документов; - принципы, способы информирования сотрудников; - требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты; - основы эргономики офиса и флористики; - современные информационные технологии работы с документами; - виды документов, их значение; - грамматические и синтаксические правила русского языка; - порядок работы с документами, схемы документооборота; -правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; - системы электронного документооборота; - порядок подготовки и оформления документов для командировок и отчетных документов по командировкам руководителя