Секретарь руководителя

- Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, контроль и координация получения/отправки вх/исх документации, подготовка корреспонденции к отправке почтой, экспресс-почтой.

- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

- Обеспечение функционирования офиса: своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса.

- Заказывать питьевую воду, моющие средства (а также туалетную бумагу, салфетки и т. д. ).

- Контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях.

- Составление писем, запросов и прочих документов, готовит ответы авторам писем.

- Встреча гостей приёмной, чай/кофе для гостей и руководства.

- Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Ведет делопроизводство, формирует дела, обеспечивает их сохранность и передает на архивное хранение, готовит к уничтожению дела с истекшим сроком хранения.

- Обеспечивает рассылку приказов и распоряжений и ознакомление с ними.

- Поиск жилья для работников, находящихся в командировках.

- Организация корпоративных мероприятий.

Личные качества: грамотная устная и письменная речь, внимательность, аккуратность, ответственность, усидчивость, умение работать в режиме многозадачности.

- Знание основ документооборота и архивного дела.

- Умение вести деловую переписку.

- Отличное владение ПК.

- Наличие опыта работы в аналогичной должности не менее одного года.