Секретарь руководителя

Функции

·     Ведение делопроизводства в организации

·     Учет получаемой и отправляемой корреспонденции

  ·   Организация рабочего дня начальника Департамента здравоохранения Томской области 

  ·   Исполняет поручения начальника департамента, заместителя начальника департамента – первого заместителя, председателя комитета организационно-кадровой работы, начальника отдела организационной работы, контроля и делопроизводства.

·     Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника департамента, организация рабочего процесса начальника департамента.

·     Передает поступившую корреспонденцию на рассмотрение начальника департамента, и в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов (через канцелярию Департамента).

·     Ведет делопроизводство исходящей корреспонденции, регистрацию распоряжений Департамента, выполняет различные операции с применением  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений, оформляет карточки при ведении личного приема начальником департамента или его заместителями.

·     Принимает документы на подпись начальника департамента.

·     Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника департамента.

·     Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

·     Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

·     Обеспечивает рабочее место начальника департамента необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

·   Организует прием посетителей.

·     Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.

·     Организует обеспечение автомобилями сотрудников Департамента здравоохранения Томской области для выполнения ими своих обязанностей.

·     Вести работу с общей электронной почтой Департамента в части рассылки новостной ленты и иной информационной рассылки.

Уровень профессионального образования

• высшее профессиональное образование;
• среднее профессиональное образование.

Секретарь должен знать:

  - методические, нормативные и руководящие материалы, касающиеся выполняемой работы;

  - основные требования, предъявляемые к документации, организации производства, труда и управления, основного трудового законодательства, правила и нормы охраны труда;

  - навыки работы на компьютере (OC Windows, MS Office,   системы электронного документооборота, информационные правовые системы, Интернет и сетевые ресурсы);

- навыки по использованию копировальной техники, средств телефонной и факсимильной связи;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения.