Делопроизводитель

• Организовывать работу документооборота административно-хозяйственной службы и Предприятия.
• Обеспечивать контроль документооборота Предприятия (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию.
• Контролировать правильность оформления и регистрировать организационно-распорядительную документацию по вопросам основной деятельности Предприятия.
• Контролировать правильность оформления и регистрировать исходящую деловую переписки по вопросам основной деятельности Предприятия.
•   Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.
• Систематизировать, организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов текущего делопроизводства.
• Формировать и оформлять дела текущего делопроизводства.
• Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства Предприятия и организовывать их внедрение. Создавать единую систему документооборота Предприятия (электронную и бумажную). Разрабатывать документы, регламентирующие деятельность Предприятия в области документооборота.
• Осуществлять оформление, кодирование и сопровождение жизненного цикла внутренних нормативных документов, в том числе в системе электронного документооборота, с последующим оформлением, согласованием, утверждением, изготовлением копий, рассылкой, изъятием и хранением документации на бумажных носителях.
•   Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.
• Участвовать в разработке номенклатуры дел.
• Подготавливать внутренние описи документов дел постоянного и временного сроков хранения для передачи документов в архив.
• Принимать, сдавать, систематизировать и оформлять записи по установленным формам на внутренние документы службы в рамках фармацевтической системы качества Предприятия.
• Осуществлять подготовку и оформление необходимых документов (планов, отчетов, писем, записей, информации по результатам работы и т. д. ) в соответствии с установленными требованиями на бумажном и/или электронном носителе с использованием информационных систем.

Неполное рабочее время, на 0, 1 ставки с оплатой пропорционально отработанному времени.

Кандидат должен знать:

·                     Единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, организацию делопроизводства; схемы документооборота;

·                     Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;

·                     Порядок систематизации и ведения документации;

·                     Систему организации контроля за исполнением документов;

·                     Порядок и сроки составления отчетности;

·                     Средства связи, вычислительной и организационной техники;

·                     Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административной деятельности;

·                     Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т. ч. телефонных) переговоров;

Кандидат должен владеть навыками пользования программным обеспечением: электронные таблицы, текстовый редактор, почтовые программы, программы для доступа в интернет, программы по электронному документообороту, справочные и информационные системы.