Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора

Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений

Принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора

Регистрирует входящие, исходящие документы и приказы в специальных журналах

 Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы генерального директора

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование

Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п. ), а также телефонаограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи

По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль

Ведет контрольно-регистрационную картотеку

Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя

Печатает по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Хранит оригиналы договоров заключенных с поставщиками, подрядчиками, исполнителями и т. д. , статистическую отчетность, плановые задания художников, утвержденные генеральным директором, протоколы технического совета, подписанные председателем и секретарем совета, протоколы художественно-экспертного по НХП РО, планы внедрения новых образцов изделий в производство, утвержденные генеральным директором, перечень изделий признанного художественного достоинства, фотографии образцов изделий признанного художественного достоинства

коммуникабельность, дисциплинированность,   ответственность, владение программами Microsoft Office