Секретарь

3. 1. Делопроизводитель Департамента обязан исполнять должностные обязанности на высоком профессиональном уровне.

3. 2. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

3. 2. 1. Соблюдать Служебный распорядок Департамента.

3. 2. 2. Поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей.

3. 2. 3. Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной  жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

3. 2. 4. Проявлять корректность в обращении с гражданами и должностными лицами.

3. 2. 5. Беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей.

3. 2. 6. Не допускать и предотвращать конфликтные ситуации, способные нанести ущерб его репутации, репутации Департамента.

3. 2. 7. Соблюдать правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты на своем рабочем месте, в помещениях Департамента.

3. 2. 8. Организовывать телефонные переговоры начальника Департамента, в его отсутствие принимать телефонные звонки с последующим докладом.

3. 2. 9. Участвовать в подготовке проводимых начальником Департамента совещаний с последующим оформлением протокола.

3. 2. 10. Обеспечивать надлежащие организационно-технические условия, необходимые для исполнения должностных обязанностей начальником Департамента.

3. 2. 11. Передавать поступающие документы на рассмотрение начальника Департамента.

3. 2. 12. Организовывать прием посетителей начальником Департамента и его заместителями, вести учет обращений, оформлять карточки приема, передавать их в соответствии с резолюцией начальника Департамента исполнителю, контролировать своевременное исполнение содержащихся в них поручений.

3. 2. 13. Осуществлять контроль за своевременным исполнением поступающих в Департамент документов, прохождением процедуры согласования проектов нормативно-правовых актов.

3. 2. 14. Вести документооборот Департамента, в том числе в системе электронного документооборота (СЭДО).

3. 2. 15. Осуществлять заполнение формы отчета о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, адресованных  Президенту Российской Федерации и принятых по ним мерах, направленных на рассмотрение в Департамент.

3. 2. 16. Формировать, оформлять, учитывать и хранить дела согласно утвержденной номенклатуре, обеспечивать их использование в процессе делопроизводства. Обеспечивать подготовку и своевременную передачу дел на архивное хранение.

3. 2. 17. Принимать и передавать информацию с использованием средств факсимильной связи.

          3. 2. 18. Оформлять приказы о направлении сотрудников Департамента в командировки.

         3. 2. 19. Обеспечивать хранение, учет служебных удостоверений, их оформление, выдачу, изъятие.

3. 2. 20. Нести полную материальную ответственность за имущество Департамента (за исключением компьютерной техники).

3. 2. 21. Участвовать в инвентаризации имущества Департамента.

3. 2. 22. Вести унифицированные формы табеля учета рабочего времени государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в отделе кадровой и организационной работы Департамента, рабочих Департамента и руководящего состава Департамента.

3. 2. 23. Исполнять поручения начальника Департамента.

3. 2. 24. Осуществлять эффективное взаимодействие со структурными подразделениями Департамента.

  3. 2. 25. Соблюдать правовые акты и распорядительные документы, касающиеся ведения делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить  полученные  на  исполнение  документы  и  материалы,   своевременно передавать их ответственному должностному лицу, в том числе при уходе в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытии в служебную командировку, предполагаемой временной нетрудоспособности или освобождении от замещаемой должности.

3. 2. 26. Принимать участие в разработке номенклатуры дел отдела кадровой и организационной работы Департамента социальной защиты населения Ивановской области.

3. 2. 27. Осуществлять подготовку ежеквартальной информации по личному приему граждан руководящим составом Департамента.

3. 2. 28. Представлять и актуализировать информацию, размещаемую на сайте Департамента социальной защиты населения Ивановской области.

3. 2. 29. Отчитываться перед руководителями, указанными в пункте 1. 3 Инструкции, по их поручению о результатах собственной профессиональной деятельности.

3. 2. 30. Выполнять другие обязанности в соответствии с поручениями руководителей, указанных в пункте 1. 3 Инструкции, за исключением неправомерных.  

2. 1. Уровень профессионального образования: среднее специальное образование, без предъявления требований к стажу работы.      

2. 2. Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей:

2. 2. 1. Должен знать:

- Конституцию Российской Федерации, Устав Ивановской области;

- федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Ивановской области, указы и распоряжения Губернатора Ивановской области, постановления и распоряжения Правительства Ивановской области, иные нормативные правовые акты, регулирующие соответствующие сферы деятельности  Департамента применительно к исполнению должностных обязанностей делопроизводителя Департамента;

- законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Ивановской области, регламентирующие статус, структуру, компетенцию, порядок организации и деятельность законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти;

- Положение о Департаменте;

- Служебный распорядок Департамента;

- правила  документооборота и работы со служебной информацией;

- нормы охраны труда и противопожарной защиты;

- порядок подготовки, согласования и принятия нормативных правовых актов Ивановской области;

- формы и методы работы с применением автоматизированных средств управления;

- основы делопроизводства.

2. 2. 2. Должен иметь навыки:

- организации личного труда и эффективного планирования рабочего времени;

- владения оргтехникой и средствами коммуникации;

- владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией и документами;

-составления документов аналитического, делового и справочно-информационного характера;

- делового и профессионального общения;

- ведения служебного документооборота;

- проведения экспертизы ценности документов;

- исполнения служебных документов;

- систематизации и подготовки информационных материалов в пределах своей компетенции, проектов документов;

-формирования и ведения автоматизированных информационно-справочных банков данных;

- технического обеспечения деятельности начальника Департамента (машинописные, копировальные работы, заполнение заявок, оформление командировок и др. );

- работы с людьми;

- другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей.