Документовед-секретарь

-  Организация заключения договоров на услуги ФГУП Почта России, курьерской доставки и фельдегерской связи;

- Организация командировок руководства (бронирование гостиниц, заказ билетов) и деловых встреч;

- Организация своевременного рассмотрения документов руководством филиала;

-  Организация контроля работы с документами конфиденциального характера (для служебного пользования);

- Организация совещаний у руководства филиала;

- Подготовка (корректировка) бланков, телефонного справочника филиала, оформление журналов учета документов, папок согласно номенклатуре дел.   

- Обработка входящих телефонных звонков (в том числе внутренняя связь);

- Осуществление первоначальной обработки входящих документов и подготовка их к резолюции руководства (рассмотрение, распределение, распечатывание, оформление листов резолюции);

- Регистрация входящих документов на бумагоносителе (в том числе внутренних –служебные записки, справки, заявления);

- Сканирование, копирование и оперативное размножение документов;

- Своевременное доведение документов до конкретных исполнителей (в том числе в обособленные (структурные) подразделения, находящиеся в зоне деятельности филиала);

- Регистрация исходящих документов (в электронном виде), сканирование  и их отправка;

- Ведение информационно-справочной работы по документам филиала;  

- Составление и оформление документов по заданиям руководителей;

- Организация встреч начальника филиала;

- Ведение журнала учета актов служебных расследований, оформление дел и актов служебных расследований;

- Ведение журнала учета печатей, действующих в филиале, оформление актов передачи /уничтожения печатей;

- Ведение журнала регистрации приказов, распоряжений филиала. Доведение данных документов до сведения работников, сбор подписей в листах ознакомления, контроль за своевременным предоставлением сканов/оригиналов подписей из обособленных (структурных) подразделений

- Формирование и организация хранения дел, согласно утвержденной номенклатуре;

- Подготовка дел к передаче на хранение в архив филиала (нумерация, составление описей, листов –заверителей) и их передача в архив (составление акта);

- Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

- Контроль за сроками исполнения документов ФГБУ «Главрыбвод» и документов, находящихся на контроле руководителя. Информирование руководства о ходе исполнения документов и снятие документов с контроля;

- Контроль за своевременным предоставлением еженедельных планов и отчетов обособленных (структурных) подразделений;

- Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- Количественный учет документооборота филиала в сравнении с предыдущими годами;

- Подготовка различных бланков документов, локальных актов;

- Помощь структурным подразделениям в оформлении дел, разработке различных документов;

- Помощь в поиске необходимых документов.

- Подготовка к отправке корреспонденции (оформление накладных (конвертов), наклеивание почтовых марок, взвешивание;

- Получение и отправка корреспонденции посредством ФГУП Почта России, курьерской и фельдегерской службы, нарочным;

- Ведение реестра почтовых отправлений (занесение данных:  кому, куда, вес, стоимость, содержание отправления в электронном виде);   

- Получение знаков почтовой оплаты (марок) и составление ежемесячных авансовых отчетов о расходовании знаков почтовой оплаты;

- Отслеживание оплаты почтовых услуг, услуг агрегатора служб курьерской доставки.

стаж от 3 лет