Секретарь руководителя

1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

1. 1. производит согласование с руководителем временных планов;

1. 2. производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

1. 3. производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:

2. 1. производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

2. 2. производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

2. 3. производит перенесение невыполненных запланированных задач;

2. 4. осуществляет выполнение типичных ежедневных дел.

3. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:

3. 1. производит организацию личного приема посетителей руководителем и заместителем руководителя;

3. 2. производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;

3. 3. осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;

3. 4. осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

4. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

4. 1. производит оформление списка участников мероприятия;

4. 2. выполняет сбор текстов статей и презентаций у докладчиков;

4. 3. выполняет рассылку информационных материалов участникам конферентного мероприятия.

5. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

5. 1. производит документальное оформление решений руководителя;

5. 2. осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.

6. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

6. 1. производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

6. 2. производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания.

7. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:

7. 1. осуществляет печать служебных документов и других материалов;

7. 2. выполняет размножение служебных документов;

7. 3. осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

8. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:

8. 1. осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

8. 2. выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;

8. 3. осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

8. 4. производит контроль исполнения документов и поручений руководителя.

9. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

Предусмотрены доплаты за участие в подготовке ежегодных конференций и мероприятий института.

На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:

1. высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена или дополнительное профессиональное образование;

2. не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.