Загрузка...

Проверки

Проверок: 1 Сортировка: Дата начала

№ 861800159934 от 1 октября 2018 года

Плановая документарная и выездная проверка

Орган контроля (надзора), проводящий проверку

Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Цель проверки

Обеспечение соблюдения законодательства в области архивного дела. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Выявлены нарушения

Информация о результатах проверки (1)

Информация о нарушениях (12)

1.	Не обеспечено соблюдение установленного порядка выдачи архивных документов из архивохранилища Департамента. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не обеспечено соблюдение установленного порядка выдачи архивных документов из архивохранилища Департамента.
2.	Не разработана номенклатура дел Департамента на 2019 год, с включением в нее всех документируемых участков работы. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не разработана номенклатура дел Департамента на 2019 год, с включением в нее всех документируемых участков работы.
3.	Не обеспечено техническое оформление и описание законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Не обеспечено упорядочение: - всех хранящихся разрешений на строительство и разрешений на ввод в эксплуатацию и документов к ним Департамента строительства Ханты-Мансийского автономного округа; - документов Федерального агентства по недропользованию по ХМАО документы за 2008-2015 годы. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не обеспечено техническое оформление и описание законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Не обеспечено упорядочение: - всех хранящихся разрешений на строительство и разрешений на ввод в эксплуатацию и документов к ним Департамента строительства Ханты-Мансийского автономного округа; - документов Федерального агентства по недропользованию по ХМАО документы за 2008-2015 годы.
4.	Не проставлены архивные шифры на упорядоченных делах постоянного хранения, на упорядоченных делах по личному составу. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не проставлены архивные шифры на упорядоченных делах постоянного хранения, на упорядоченных делах по личному составу.
5.	Не обеспечен розыск не сданных в срок в КУ «Государственный архив Югры» дел, состоящих на государственном учете. При отсутствии данных дел в Департаменте снять их с государственного учета в соответствии с установленными требованиями. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не обеспечен розыск не сданных в срок в КУ «Государственный архив Югры» дел, состоящих на государственном учете.
6.	Не сгруппированы в дела текущего делопроизводства документы только текущего года (за исключением переходящих дел). В делах присутствуют черновики и дублетные экземпляры документов. Отсутствует полнота и правильность оформления дел постоянного хранения и дел временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу. Имеются недостатки в техническом оформлении ранее упорядоченных дел. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не сгруппированы в дела текущего делопроизводства документы только текущего года (за исключением переходящих дел). В делах присутствуют черновики и дублетные экземпляры документов. Отсутствует полнота и правильность оформления дел постоянного хранения и дел временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу. Имеются недостатки в техническом оформлении ранее упорядоченных дел.
7.	Обеспечить соблюдение нормативных условий хранения документов, законченных в делопроизводстве. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не обеспечено соблюдение нормативных условий хранения документов, законченных в делопроизводстве.
8.	Не заведены основные учетные документы архива и (при необходимости) вспомогательные учетные документы ведомственного архива Департамента и вести их постоянно согласно установленным требованиям, обеспечить их постоянное и своевременное заполнение. Не составляется новая итоговая запись к описи после каждого поступления или выбытия документов. Не сформировано дело фонда в установленном порядке. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не заведены основные учетные документы архива и (при необходимости) вспомогательные учетные документы ведомственного архива Департамента и вести их постоянно согласно установленным требованиям, обеспечить их постоянное и своевременное заполнение. Не составляется новая итоговая запись к описи после каждого поступления или выбытия документов. Не сформировано дело фонда в установленном порядке.
9.	Не организована работа архива Департамента путем закрепления в организационных и распорядительных документах контроля и обязанностей специалистов по работе с документами на разных этапах. Отсутствует помещение для хранения документов, законченных в делопроизводстве Департамента, соответствующее установленным требованиям. Отсутствует необходимое оборудование (стеллажи, короба для хранения документов).
10.	Не обеспечивается прием-передача документов архива Департамента при смене лица, ответственного за архив организации, по актам. Не обеспечивается прием-передача документов, изъятых из текущего делопроизводства (но не упорядоченных и не переданных в архив Департамента), при смене лиц, ответственных за сохранность документов структурных подразделений, по актам. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не обеспечивается прием-передача документов архива Департамента при смене лица, ответственного за архив организации, по актам. Не обеспечивается прием-передача документов, изъятых из текущего делопроизводства (но не упорядоченных и не переданных в архив Департамента), при смене лиц, ответственных за сохранность документов структурных подразделений, по актам.
11.	Не составляется график приема дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями. Не обеспечивается прием дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями согласно установленному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем Департамента. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Не составляется график приема дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями. Не обеспечивается прием дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями согласно установленному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем Департамента.
12.	Не обеспечено качественное проведение экспертизы ценности документов (при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел для передачи в архив организации). Не включен в состав экспертной комиссии руководитель либо заместитель руководителя Департамента и представители всех управлений Департамента. Не рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии Департамента описи документов постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов одновременно, в том числе вопрос о результатах проведения экспертизы ценности дел со сроком хранения «5 лет ЭПК». Не отображаются в протоколах заседаний ЭК решения о согласовании описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов. Не проведена экспертиза ценности дел с временными сроками хранения с целью выявления, упорядочения документов постоянного хранения. Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений Е обеспечено качественное проведение экспертизы ценности документов (при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел для передачи в архив организации). Не включен в состав экспертной комиссии руководитель либо заместитель руководителя Департамента и представители всех управлений Департамента. Не рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии Департамента описи документов постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов одновременно, в том числе вопрос о результатах проведения экспертизы ценности дел со сроком хранения «5 лет ЭПК». Не отображаются в протоколах заседаний ЭК решения о согласовании описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов. Не проведена экспертиза ценности дел с временными сроками хранения с целью выявления, упорядочения документов постоянного хранения.