1. |
№ 861800159934 от 1 октября 2018 года
Плановая документарная и выездная проверка
Орган контроля (надзора), проводящий проверку
Цель проверки
Обеспечение соблюдения законодательства в области архивного дела. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Выявлены нарушения
1. |
Сведения об ознакомлении или отказе ознакомления с актом КНМ руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении КНМ, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи
Ознакомлен
|
1. |
Не обеспечено соблюдение установленного порядка выдачи архивных документов из архивохранилища Департамента.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечено соблюдение установленного порядка выдачи архивных документов из архивохранилища Департамента.
|
2. |
Не разработана номенклатура дел Департамента на 2019 год, с включением в нее всех документируемых участков работы.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не разработана номенклатура дел Департамента на 2019 год, с включением в нее всех документируемых участков работы.
|
3. |
Не обеспечено техническое оформление и описание законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Не обеспечено упорядочение: - всех хранящихся разрешений на строительство и разрешений на ввод в эксплуатацию и документов к ним Департамента строительства Ханты-Мансийского автономного округа; - документов Федерального агентства по недропользованию по ХМАО документы за 2008-2015 годы.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечено техническое оформление и описание законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Не обеспечено упорядочение: - всех хранящихся разрешений на строительство и разрешений на ввод в эксплуатацию и документов к ним Департамента строительства Ханты-Мансийского автономного округа; - документов Федерального агентства по недропользованию по ХМАО документы за 2008-2015 годы.
|
4. |
Не проставлены архивные шифры на упорядоченных делах постоянного хранения, на упорядоченных делах по личному составу.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не проставлены архивные шифры на упорядоченных делах постоянного хранения, на упорядоченных делах по личному составу.
|
5. |
Не обеспечен розыск не сданных в срок в КУ «Государственный архив Югры» дел, состоящих на государственном учете. При отсутствии данных дел в Департаменте снять их с государственного учета в соответствии с установленными требованиями.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечен розыск не сданных в срок в КУ «Государственный архив Югры» дел, состоящих на государственном учете.
|
6. |
Не сгруппированы в дела текущего делопроизводства документы только текущего года (за исключением переходящих дел). В делах присутствуют черновики и дублетные экземпляры документов. Отсутствует полнота и правильность оформления дел постоянного хранения и дел временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу. Имеются недостатки в техническом оформлении ранее упорядоченных дел.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не сгруппированы в дела текущего делопроизводства документы только текущего года (за исключением переходящих дел). В делах присутствуют черновики и дублетные экземпляры документов. Отсутствует полнота и правильность оформления дел постоянного хранения и дел временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу. Имеются недостатки в техническом оформлении ранее упорядоченных дел.
|
7. |
Обеспечить соблюдение нормативных условий хранения документов, законченных в делопроизводстве.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечено соблюдение нормативных условий хранения документов, законченных в делопроизводстве.
|
8. |
Не заведены основные учетные документы архива и (при необходимости) вспомогательные учетные документы ведомственного архива Департамента и вести их постоянно согласно установленным требованиям, обеспечить их постоянное и своевременное заполнение. Не составляется новая итоговая запись к описи после каждого поступления или выбытия документов. Не сформировано дело фонда в установленном порядке.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не заведены основные учетные документы архива и (при необходимости) вспомогательные учетные документы ведомственного архива Департамента и вести их постоянно согласно установленным требованиям, обеспечить их постоянное и своевременное заполнение. Не составляется новая итоговая запись к описи после каждого поступления или выбытия документов. Не сформировано дело фонда в установленном порядке.
|
9. |
Не организована работа архива Департамента путем закрепления в организационных и распорядительных документах контроля и обязанностей специалистов по работе с документами на разных этапах. Отсутствует помещение для хранения документов, законченных в делопроизводстве Департамента, соответствующее установленным требованиям. Отсутствует необходимое оборудование (стеллажи, короба для хранения документов).
|
10. |
Не обеспечивается прием-передача документов архива Департамента при смене лица, ответственного за архив организации, по актам. Не обеспечивается прием-передача документов, изъятых из текущего делопроизводства (но не упорядоченных и не переданных в архив Департамента), при смене лиц, ответственных за сохранность документов структурных подразделений, по актам.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечивается прием-передача документов архива Департамента при смене лица, ответственного за архив организации, по актам. Не обеспечивается прием-передача документов, изъятых из текущего делопроизводства (но не упорядоченных и не переданных в архив Департамента), при смене лиц, ответственных за сохранность документов структурных подразделений, по актам.
|
11. |
Не составляется график приема дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями. Не обеспечивается прием дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями согласно установленному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем Департамента.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не составляется график приема дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями. Не обеспечивается прием дел в архив Департамента по описям дел, составленным структурными подразделениями согласно установленному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем Департамента.
|
12. |
Не обеспечено качественное проведение экспертизы ценности документов (при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел для передачи в архив организации). Не включен в состав экспертной комиссии руководитель либо заместитель руководителя Департамента и представители всех управлений Департамента. Не рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии Департамента описи документов постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов одновременно, в том числе вопрос о результатах проведения экспертизы ценности дел со сроком хранения «5 лет ЭПК». Не отображаются в протоколах заседаний ЭК решения о согласовании описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов. Не проведена экспертиза ценности дел с временными сроками хранения с целью выявления, упорядочения документов постоянного хранения.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Е обеспечено качественное проведение экспертизы ценности документов (при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел для передачи в архив организации). Не включен в состав экспертной комиссии руководитель либо заместитель руководителя Департамента и представители всех управлений Департамента. Не рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии Департамента описи документов постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов одновременно, в том числе вопрос о результатах проведения экспертизы ценности дел со сроком хранения «5 лет ЭПК». Не отображаются в протоколах заседаний ЭК решения о согласовании описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов. Не проведена экспертиза ценности дел с временными сроками хранения с целью выявления, упорядочения документов постоянного хранения.
|
|