3. |
№ 86180702433442 от 28 апреля 2018 года
Плановая документарная и выездная проверка
Орган контроля (надзора), проводящий проверку
Цель проверки
Обеспечение соблюдения законодательства в области архивного дела. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Выявлены нарушения
1. |
Сведения об ознакомлении или отказе ознакомления с актом КНМ руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении КНМ, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи
Ознакомлен
|
1. |
Не переданы на государственное хранение упорядоченные видеодокументы (годовые разделы в соответствии с перспективным планом упорядочения и передачи на государственное хранение видеодокументов).
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не переданы на государственное хранение упорядоченные видеодокументы (годовые разделы в соответствии с перспективным планом упорядочения и передачи на государственное хранение видеодокументов).
|
2. |
Не составлена опись видеодокументов, отобранных на государственное хранение (годовые разделы в соответствии с перспективным планом).
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не составлена опись видеодокументов, отобранных на государственное хранение (годовые разделы в соответствии с перспективным планом).
|
3. |
Историческая справка не содержит всех необходимых сведений
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Историческая справка не содержит всех необходимых сведений
|
4. |
Не обеспечивается прием дел в архив Учреждения по описям дел, составленным структурными подразделениями.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечивается прием дел в архив Учреждения по описям дел, составленным структурными подразделениями.
|
5. |
Отсутствуют основные и (при необходимости) вспомогательные учетные документы ведомственного архива документов на бумажной основе учреждения. Не составлен паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Отсутствуют основные и (при необходимости) вспомогательные учетные документы ведомственного архива документов на бумажной основе учреждения. Не составлен паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы.
|
6. |
Отсутствует журнал учета выдачи архивных справок, выписок, копий документов, обеспечить его своевременное заполнение.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Отсутствует журнал учета выдачи архивных справок, выписок, копий документов, обеспечить его своевременное заполнение.
|
7. |
Не проставляется архивный шифр на делах, внесенных в годовые разделы сводных описей. Не проставляются архивные шифры на упорядоченных делах постоянного хранения (карандашом), на упорядоченных делах по личному составу (ручкой).
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не проставляется архивный шифр на делах, внесенных в годовые разделы сводных описей. Не проставляются архивные шифры на упорядоченных делах постоянного хранения (карандашом), на упорядоченных делах по личному составу (ручкой).
|
8. |
Не обеспечены соблюдение и контроль нормативного температурно-влажностного режима в архивохранилище документов на бумажной основе и в двух архивохранилищах видеодокументов.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечены соблюдение и контроль нормативного температурно-влажностного режима в архивохранилище документов на бумажной основе и в двух архивохранилищах видеодокументов.
|
9. |
Плохое качество номенклатуры дел Учреждения на 2018 год, не обеспечить полнота состава документов, не отражены все документируемые участки работы (в том числе редакцию радиовещания).
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
|
10. |
Не обеспечен прием-передачу документов архива организации при смене лица, ответственного за архив организации, по актам. Не обеспечен прием-передачу документов, изъятых из текущего делопроизводства (но не упорядоченных и не переданных в архив организации), при смене лиц, ответственных за сохранность документов структурных подразделений, по актам.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечен прием-передачу документов архива организации при смене лица, ответственного за архив организации, по актам. Не обеспечен прием-передачу документов, изъятых из текущего делопроизводства (но не упорядоченных и не переданных в архив организации), при смене лиц, ответственных за сохранность документов структурных подразделений, по актам.
|
11. |
Не проводится экспертиза ценности документов
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не проводится экспертиза ценности документов
|
12. |
Не проводится экспертиза ценности видеодокументов за 1999-2015 годы, их упорядочения и передачи на государственное хранение (3-летний). Отсутствует в экспертно-проверочной комиссии учреждения представитель КУ «Государственный архив Югры» (по согласованию). Но обеспечено проведение экспертизы ценности видеодокументов за ранний период (в соответствии с перспективным планом).
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не проводится экспертиза ценности видеодокументов за 1999-2015 годы, их упорядочения и передачи на государственное хранение (3-летний). Отсутствует в экспертно-проверочной комиссии учреждения представитель КУ «Государственный архив Югры» (по согласованию). Но обеспечено проведение экспертизы ценности видеодокументов за ранний период (в соответствии с перспективным планом).
|
13. |
Имеет место неверная нумерацию стеллажей, шкафов, полок в архивохранилище документов на бумажной основе, в архивохранилищах видеодокументов, отсутствуют на стеллажах топографические указатели.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Имеет место неверная нумерацию стеллажей, шкафов, полок в архивохранилище документов на бумажной основе, в архивохранилищах видеодокументов, отсутствуют на стеллажах топографические указатели.
|
14. |
Не переданы на государственное хранение в КУ «Государственный архив Югры» дела постоянного срока хранения документов на бумажной основе за 1999-2007 годы
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не переданы на государственное хранение в КУ «Государственный архив Югры» дела постоянного срока хранения документов на бумажной основе за 1999-2007 годы
|
15. |
В архивохранилищах видеодокументов имеются посторонние предметы.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не обеспечены соблюдение и контроль нормативного температурно-влажностного режима в архивохранилище документов на бумажной основе и в двух архивохранилищах видеодокументов.
|
16. |
Не группируются в делопроизводственные папки документы только текущего года (за исключением переходящих дел). Обеспечить полноту и правильность оформления дел постоянного хранения и дел долговременного хранения по личному составу. Устранить недочеты в оформлении ранее упорядоченных дел.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не группируются в делопроизводственные папки документы только текущего года (за исключением переходящих дел). Обеспечить полноту и правильность оформления дел постоянного хранения и дел долговременного хранения по личному составу. Устранить недочеты в оформлении ранее упорядоченных дел.
|
17. |
Не оформлены по результатам проверки наличия и состояния упорядоченных документов на бумажной основе в архиве учреждения акты об обнаружении неучтенных дел, об утрате документов в установленном порядке. Соблюдать плановые сроки проведения проверки наличия и состояния архивных документов. Не проводилась проверка наличия видеодокументов в архивохранилищах, итоги проверки оформить документально в соответствии с установленными требованиями.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не оформлены по результатам проверки наличия и состояния упорядоченных документов на бумажной основе в архиве учреждения акты об обнаружении неучтенных дел, об утрате документов в установленном порядке. Соблюдать плановые сроки проведения проверки наличия и состояния архивных документов. Не проводилась проверка наличия видеодокументов в архивохранилищах, итоги проверки оформить документально в соответствии с установленными требованиями.
|
18. |
Отсутствуют положение о ведомственном архиве, положение об Экспертной комиссии, инструкцию по делопроизводству учреждения.
Сведения о выполнении лицом, в отношении которого проводилась проверка, предписания об устранении выявленных нарушений
Не переданы на государственное хранение упорядоченные видеодокументы (годовые разделы в соответствии с перспективным планом упорядочения и передачи на государственное хранение видеодокументов).
|
|