СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУССТВ ИМЕНИ ДМИТРИЯ ХВОРОСТОВСКОГО

  Вести делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел деканата и обеспечивать сохранность,   комплектность  и физическую целостность всех документов.

Готовить и сдавать в архив Института документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив и на списание.

  Регистрировать входящую корреспонденцию.

Получать, оформлять, организовывать хранение, выдачу бланков строгой отчетности (студенческие билеты, зачетные книжки, справки, справки-вызовы, справки об обучении), а также документы государственного образца (приложения к дипломам).

Формировать личные дела обучающихся, списки обучающихся по группам, учебные карточки студентов и вносить в них изменения и дополнения.

Обрабатывать персональные данные обучающихся в институте, обеспечивать конфиденциальность при использовании персональных данных обучающихся института.

Составлять расписание учебных занятий в соответствии с учебными планами и учебной нагрузкой педагогических работников, расписание экзаменационных сессий, расписание итоговой аттестации, расписание ликвидации академической задолженности. Своевременно доводить информацию о составленных расписаниях до сведения обучающихся и педагогических работников.

Осуществлять оперативное регулирование организации учебного процесса – осуществлять при необходимости замену занятий, замену аудиторий, готовить и контролировать график использования аудиторного фонда.

Оформлять и своевременно осуществлять компьютерную обработку учебной документации (зачетные, экзаменационные, сводные ведомости и иные документы, связанные с академической успеваемостью обучающихся).

Представлять руководству института сведения о причинах академической задолженности обучающихся, отчисления обучающихся.

Организовать работу по приему заявлений обучающихся декану, объяснительных записок, медицинских справок, справок с места работы студентов.

Формировать, согласовывать и подписывать распоряжения по деканату, приказы о назначении стипендии, о закреплении тем дипломных работ, о направлении на практику и т. п.

Готовить документы для проведения государственного экзамена и государственной итоговой аттестации.

Готовить документы на комиссию по восстановлению и переводу обучающихся.

Вести документацию для назначения студентам государственных академических, социальных и иных видов стипендий, материальной помощи и премирования.

Осуществлять взаимодействия с бухгалтерией Института по контролю за своевременной оплатой за обучение по договорам об оказании платных образовательных услуг и проживание студентов в общежитии Института.

Вести и ежемесячно представлять в управление кадрами табель учета рабочего времени.

  Уведомлять бухгалтерию Института о перемене фамилии, имени, отчества, адреса регистрации, адреса фактического места жительства, почтового адреса, замене паспорта, изменении иных персональных данных обучающихся в письменной форме не позднее четырнадцатидневного срока со дня таких изменений;